رفع اشکالهای متداول در Word

مايکروسافت رابط اين برنامه را به ميزان زيادي تغيير داده و قالب هاي فايلي آن را به روزرساني کرده و ويژگي هاي جديد بسياري را به آن اضافه کرده است.

رابط و قالب هاي فايلي جديد به همراه برخي ويژگي هاي شگفت انگيز، يکي از مواردي است که کاربراني که عادت به نسخه هاي قديمي برنامه Word داشته اند را به دردسر انداخته است. در اين سري مقالات به رفع برخي مشکلات در برنامه Word مي پردازيم؛ همچنين دستورالعمل هايي را نيز در خصوص Word 2003 ارائه خواهيم کرد.

مشکل: عدم توانايي نسخه قديمي Word در باز کردن فايل هاي ذخيره شده توسط Word 2007.

راه حل: قالب پيش فرض فايل هاي Word 2007 يعني DOCX، مجموعه اي فشرده از فايل هاي XML ايجاد مي کند که هر يک شامل اطلاعاتي در مورد سند مربوطه هستند. اين فايل ها نه تنها با نسخه هاي قديمي Word، بلکه با ساير برنامه هايي که سابق بر اين، قادر به باز کردن فايل هاي Word بودند، سازگاري ندارند. کاربرانWord 2003 Word 2002 و Word 2000 در صورت نصب Microsoft Office Compatibility Pack مي توانند فايل هاي Word 2007 را باز کنند.

همچنين مي توانيد از گزينه Save As براي ذخيره فايل ها در قالب Doc که با نسخه 97 تا 2003 برنامه Word سازگار است، استفاده کنيد. کاربران ساير برنامه ها مي توانند از يک مبدل فايل رايگان مانند Zamzar بهره گيرند.

اگر از ويژگي هايي که منحصر به Word 2007 هستند، استفاده مي کنيد؛ مانند تم ها، اين بخش ها در فرآيند تبديل فايل، انتقال داده نخواهند شد و ممکن است برخي از اطلاعات از بين بروند. هنگامي که مجدداً فايل تبديل شده را باز کنيد، Word 2007 هر تعداد از ويژگي ها را که ممکن باشد، بازيابي خواهد کرد، اما نمي تواند تمامي فرمت بندي هاي از بين رفته را بازيابي کند. اگر مي خواهيد تمامي اطلاعات شما باقي بماند، بهتر است دو نسخه از فايل خود را ذخيره کنيد؛ يک نسخه در Word 2007 و يک نسخه براي کاربران ساير نسخه هاي Word.

مشکل: عدم دسترسي به تمامي ويژگي هاي Word 2007، در زمان باز کردن فايل هاي ايجاد شده توسط نسخه هاي قديمي تر Word

راه حل: Word 2007 داراي ويژگي جديدي با نام Compatibility Mode است که براي به حداقل رساندن مشکل سازگاري بين نسخه 2007 و نسخه هاي قديمي طراحي شده است. زماني که شرايط خاصي از قبيل باز کردن فايلي که در نسخه هاي قديمي Word ذخيره شده باشد، به وجود آيد، Word 2007 به حالت Compatibility Mode سوئيچ مي کند. در اين حالت، Word 2007 ويژگي هاي منحصر به آن نسخه از برنامه را محو ساخته و يا به ويژگي هاي قديمي از قبيل Smart Art که در Word 2007 بهينه شده است، مراجعه خواهد کرد.

اگر Word 2007 در اين حالت عمل کند، عبارت Compatibility Mode در نوار عنوان ظاهر خواهد شد.

به منظور به دست آوردن حداکثر کارآيي از فايل هاي قديمي با Word 2007، آنها را باز کرده، روي دکمه Microsoft Office کليک کرده و گزينه Convert را انتخاب کنيد. زماني که يک فايل Word قديمي را در قالب DOC X ذخيره کرده و آن را ببنديد و گزينه Maintain Compatibility With Word 97 -2003 را انتخاب نکنيد، Compatibility Mode خاتمه مي يابد.

مشکل: بروز مشکل در سبک Normal پيش فرض Word 2007، وجود فواصل اضافي در قبل و بعد از پاراگراف ها و

استفاده از فونت Calibri به جاي Times New Roman.

راه حل: مي توانيد سبک Word 2007 را به استانداردهاي Word 2003 تبديل کنيد. به منظور انجام اين کار، گزينه Change Styles را در کادر Styles انتخاب کرده و ماوس خود را روي Style Set قرار دهيد تا منوي آن باز شود و روي Word 2003 کليک کنيد. مجدداً Change Styles را انتخاب کنيد اما ماوس خود را روي Fonts قرار داده و سبک Office Classic را انتخاب کنيد.

اگر فونت هاي پيش فرض Word 2007 را دوست نداريد، مي توانيد Style Set را به Word 2003 تغيير دهيد.

به منظور کسب تمامي ويژگي هاي Word 2007 در سندي که در نسخه قديمي تر Word ايجاد شده است، از ويژگي Convert استفاده کنيد.

به منظور اعمال اين تنظيمات در تمامي اسناد جديد به صورت پيش فرض، Change Styles را انتخاب کرده و سپس Set As Default را انتخاب کنيد. اگر مايليد که سبک Word 2007 را بازگردانيد، اين فرآيند را به صورت معکوس انجام دهيد.

Word 2003: اين مشکل مختص Word 2007 است. اگر يک سند Word 2007 را در Word 2003 باز کنيد، ممکن است سبک هاي Word 2007 از جمله قالب Normal جديد را انتقال دهد. به منظور تنظيم مجدد سبک ها در Word 2003، گزينه Styles and Formatting را ازمنوي Format انتخاب کرده و گزينه Custom را از پايين قاب ظاهر شده انتخاب کنيد.

روي دکمه Styles در پايين Format Settings و سپس روي دکمه Organizer در پايين Style کليک کنيد.

در اين پنجره، مي توانيد سبک ها را در سند جاري حذف کرده و يا از طريق قالب جهاني Normal.dot روي سبک هاي پيش فرض بازنويسي کنيد. (بازنويسي روي Normal، استانداردهاي سبک Word 2007 را حذف خواهد کرد.) اگر روي سبک هاي Normal.dot بازنويسي کرده ايد، اين قابليت را در اختيار نخواهيد داشت. اگر از ابزار جست وجو در منوي Start براي يافتن Normal.dot و نام گذاري مجدد آن بهره مي گيريد، Word زماني که برنامه را مجدداً راه اندازي کنيد، آن را با Normal.dot پيش فرض جايگزين خواهد کرد.

مشکل: قفل شدن و يا عملکرد عجيب سند Word.

راه حل 1: Word 2007 و Word 2003 داراي ويژگي هاي Auto Recovery هستند. اين ويژگي ها در صورت خرابي يک سند، سعي مي کنند آن را بازيابي کنند. اما احتمال خرابي اسناد پيچيده (به ويژه آنهايي که داراي فرمت بندي زيادي هستند)، وجود دارد.

در اين حالت بهتر است بخش هاي سند که داراي فرمت بندي نيستند را Cut کرده و در فايل جديدي Paste کنيد. سپس زماني که فقط آخرين پاراگراف فايل قبلي باقيمانده، کليدهاي END+CTRL را فشار دهيد تا تمامي موارد به جز علامت پاراگراف آخر (که برخي اطلاعات مربوط به فرمت بندي در آن ذخيره شده است) انتخاب شود. اين موارد را در فايل جديد Paste کنيد.

راه حل 2: اگر مشکل همچنان وجود داشت، در فايل جديد، فرمت بندي هاي پيچيده از قبيل جداول، نمودارها و تصاوير گرافيکي را Cut کرده و در يک فايل مجزاي جديد Paste کنيد. اين کار را به صورت تک تک انجام دهيد. در اين صورت، زماني که مشکل تکرار شود، مي توانيد بخش مشکل ساز را يافته، حذف و يا جايگزين کنيد.

راه حل 3: اگر اين موارد بسيار زياد بودند و کنترل آنها ممکن نبود، راه حل ديگر، ذخيره فايل با فرمت ديگر از قبيل HTML ،RTF و يا TXT و سپس تبديل آنها به فايل Word است.

اين کار موجب مي شود که فرمت بندي داراي اشکال از سند خارج شود اما با اين کار برخي از فرمت بندي هاي خود را از دست خواهيد داد. اگر نمي توانيد زماني که سند قفل مي شود، آن را باز کنيد، به مشکل و راه حل قبلي که پيش از اين ذکر کرديم، مراجعه کنيد.