پورتال چيست؟

نام پورتال ها را زياد شنيده ايم، اما شايد براي برخي از ما اين سئوال پيش آمده باشد که واقعا يک پورتال چيست؟ چه ويژگيها و خصوصياتي دارد؟ و چه تفاوتي با يک وب سايت دارد؟ ترجمه کلمه Portal به فارسي در فرهنگهاي لغت ''دريچه''، ''درگاه'' و ''مدخل'' ذکر شده اما کلمه پورتال در تکنولوژي اطلاعات معني متفاوتي دارد. اگر بخواهيم ساده بگوييم، پورتال صفحه وب واسطي است که امکان دسترسي آسان را به هر چيزي که کاربر ، براي انجام وظيفه يا خواسته اش نياز دارد – بدون توجه به اينکه محل فيزيکي آن کجاست، فراهم مي کند. به بيان ديگر پورتال ''درگاهي'' است به دنيايي مجازي که کاربر مي تواند از طريق امکانات فراهم شده در آن، تمامي نيازهاي خود را براورده کند. نيازهايي مانند جستجو و يا خريد(مثلا يک کتاب)، دسترسي به حساب بانکي، افزايش و کاهش اعتبار يک حساب اعتباري و يا به روز رساني اطلاعات سخت افزاري از محل کار، پورتال همه چيز را از طريق درگاهي واحد براي کاربر خود فراهم مي سازد.
ويژگيهاي اصلي يک پورتال عبارت اند از:
تجمع اطلاعات
هدف دار بودن اطلاعات
دردسترس بودن اطلاعات
دريچه ورود منحصر به فرد
يک پورتال نيز مانند يک کامپيوتر خانگي، اطلاعات و خدمات گوناگوني را در يک صفحه وب واحد و به صورتي سازگار و خوش ترکيب در دسترس مي گذارد. گاهي به اين صفحه web top هم گفته مي شود. پورتال مي تواند نقطه شروع يا صفحه اوليه مشخصي داشته باشد که کاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفحه کامپيوتر، پورتال مي تواند از طريق مجموعه وسيع دستگاههايي که قابليت اتصال به وب در آنها پيش بيني شده (از جمله تلفن هاي موبايل) مورد استفاده قرار گيرد.
هر چند شباهت ظاهري فراواني ميان يک وب سايت و يک پورتال وجود دارد به گونه اي که در نگاه اول تفاوت محسوسي ميان آن دو مشاهده نمي شود اما اين دو کاملا از يکديگر متفاوت اند.سوال اينجاست که به طور مشخص تفاوت آن دو در چيست؟ در پاسخ به اين سوال بايد گفت ويژگيهاي زير در يک پورتال آن را از يک وب سايت متمايز مي کند:
درگاه ورود منفردي که از طريق آن مي توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست يافت.
نمايش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربيات کاربر.
دسترسي تقسيم بندي شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندي شده.
در اختيار گذاشتن امکان ارتباط و همکاري ميان تمامي کاربران و استفاده کنندگان پورتال.
امکان پيوستن به نرم افزارها و سيستم هاي نرم افزاري که گردش کاري مشخص و تعريف شده اي دارند.
تاريخچه خلاصه پورتال
اگر در دنياي کامپيوتر به عقب بازگرديم، زماني را خواهيم يافت که در آن سيستم هاي نرم افزاري به گونه اي متحول شدند که ديگر لازم نبود براي کار با يک برنامه، برنامه هاي ديگر بسته شوند، يعني مي توانستيم همزمان از چند برنامه کاربردي استفاده کنيم بدون آنکه با مشکلي مواجه شويم.امکاني که قبل از آن وجود نداشت. تاريخچه پورتال ها از همان زمان آغاز شد و نسلهاي تکامل يافته آنها يکي پس از ديگري پا به عرصه دنياي اطلاعات گذاشتند.
نسل اول پورتال ها:
اولين پورتال ها، که از آنها تحت عنوان نسل اول نام برده مي شود، بر فراهم نمودن محتويات ايستا، مستندات و همچنين خوراکهاي اطلاعاتي زنده در صفحات وب مبتني بودند. مثالهاي نمونه اين نسل سايت هاي yahoo يا Excite است. اين پورتالها در محيطي به هم پيوسته، اهداف مشابهي را دنبال کرده و صفحه واسط مشخص و منحصر به فردي را براي دستيابي به مجموعه اطلاعات توزيع شده در سراسر شرکت يا سازمان خود، در اختيار کاربر مي گذاشتند. اين اطلاعات معمولا شامل اخبار شرکت، شرايط و فرم هاي استخدام، اطلاعاتي مربوط به کارکنان و چگونگي ارتباط با آنها، مستندات رسمي و سياست هاي اعلام شده شرکت و همچنين لينک هاي ارتباطي مفيد بود.
نسل دوم پورتال ها :
نسل دوم پورتال ها بر اطلاعات مشخص تر و نرم افزارها متمرکز بودند. در اساس شباهت زيادي به خصوص در زمينه فراهم آوردن اطلاعات با نسل اول داشتند با اين همه تفاوت مهمي نيز وجود داشت: اين پورتالهاي امکان همکاري کاربران را در محيطي به هم پيوسته فراهم مي کردند و همين امکان، نقطه تمايز آنها با نسل پيشين محسوب مي شد.
پورتال هاي نسل دوم قابليت همکاري متقابل را در ادارات مجازي براي تيم هاي کاري و به منظور انجام وظايفشان فراهم مي ساختند. نسل دوم پورتال ها سرويس هاي متعددي داشتند که از جمله آنها مي توان به سرويس هاي مديريت محتوي ( سازمان دهي و مديريت اطلاعات مرتبط ) و سرويس هاي همکاري (که به کاربران امکان مي داد با يکديگر گپ زده و براي يکديگر ايميل فرستاده و قرار ملاقات تنظيم کنند) اشاره کرد. در اين پورتال ها قابليت تعريف گروه هاي کاربري نيزفراهم آمده بود. به بيان ديگر اين پورتال ها سازو کار همکاري داخلي را در يک سازمان فراهم مي ساختند.
نسل سوم پورتال ها:
نسل سوم با هدف ايجاد فضاي مجازي تجارت الکترونيک (E-Business ) بوجود آمد. پورتال هاي نسل سوم به عنوان واسط ارتباطي کارمندان، تهيه کنندگان، توليد کنندگان و مشتريان قلمداد مي شوند. ويژگي فوق العاده اين پورتالها امکان مرتبط شدن نرم افزارهاي مستقر در سرورهاي مختلف است. به بيان ديگر، اين پورتال ها نقطه به هم پيوستن محتويات و برنامه هاي کاربردي مستقر در سرورهاي مختلف بطور همزمان و با استفاده از همکاري سرويسهاي خدماتي آنان اند. به علاوه امکان دسترسي به محتويات و امکانات سيستمهاي مختلف را از طريق ابزارها و تجهيزات متنوع، بسته به نياز کاربر امکان پذير مي کنند. اين گروه پورتال ها مجموعه قابل توجه و ارزشمندي از اطلاعات، مستندات، امکانات و قابليتهاي نرم افزارهاي مرتبط را از طريق درگاه واحدي براي کاربر فراهم مي کنند.
به علاوه، اين پورتالها به صورتي خودکار و بر اساس نقش کاربران هدفمند شده و ويژگيهايي خاص آنها مي يابند. به بيان ديگر، نحوه نمايش، محتوي و امکانات در دسترس، بسته به نقش تعريف شده براي کاربر به گونه اي منحصر به فرد و خاص وي در اختيار او قرار مي گيرد. کليد توسعه آينده اين نسل از پورتال ها،ايجاد چهارچوب هاي کاري باز ( از قبل تعريف نشده ) براي سرويس هاي عمومي خواهد بود.
انواع پورتال ها
يک سازمان مجموعه متنوعي از کاربران دارد که از جمله آنها مي توان به مشتريان، شرکا، کارمندان اشاره کرد. همه اين کاربران علاقه مندند از اطلاعات و خدمات آن سازمان استفاده کنند. کاملا آشکار است که هر کدام از آنها نيازهاي خاص و اغلب متفاوتي دارد. براي پاسخگويي به اين تنوع، انواع مختلف پورتال ايجاد شده و مورد استفاده قرار مي گيرد. به طور کلي بر حسب چگونگي پاسخگويي به نيازهاي کاربران، پورتال ها را مي توان در چهار گروه زير دسته بندي کرد:
(Business to Customer Portal (B2C
اين نوع از پورتال با سيستمهاي CRM [1] مرتبط بوده و دسترسي مستقيم مصرف کننده را به مجموعه وسيعي از اطلاعات و خدمات فراهم مي کند – براي مثال، اطلاعاتي مانند ''راهنماي استفاده از محصولات'' و ''وضعيت سفارش مشتري '' در خريد هاي خود و همچنين امکانات ارتباطي کاربر با بخش پشتيباني مشتريان در اين پورتال ها پيش بيني مي شود. مانند هر پورتال ديگري، يک پورتال B2C معمولا در قد و قواره اي ارائه مي شود که نيازهاي مشتريان خود را پاسخ دهد.
(Business to Business Portal (B2B
نوع ديگر پورتال در زنجيره مديريت منابع شکل مي يابد[2]. در اين نوع پورتال اطلاعات لازم براي توليد کنندگان،تهيه کنندگان، نمايندگي ها و همچنين توزيع کنندگان، به گونه اي مناسب و دسته بندي شده جمع آوري و در اختيار آنان قرار مي گيرد. نمونه عمومي پورتال B2B - براي مثال، يک شريک تجاري را قادر مي کند تا به بخشهايي از اطلاعات و امکانات مانند سفارش خريد و صدور فاکتور دسترسي داشته و از امکانات اين بخشها استفاده کند. به هم پيوستن برنامه هاي کاربردي يکي از پيشنيازهاي لازم براي يکپارچه سازي محيط هاي تجاري در بستري واحد و ايجاد محيط مجازي لازم براي کسب و کار است. محيطي که در آن امکان تهيه کالا يا خدمات، صدور صورت حساب خريد و فروش، دسترسي به اطلاعات توليد و ديگر امکانات مرتبط با نيازها فراهم مي ايد.
B2E
اين پورتال ها که اغلب با عنوان پورتال هاي اينترانتي شناخته مي شوند معمولا به منظور تجميع، انتشار و به اشتراک گذاري اطلاعات و خدمات به پرسنل يک سازمان ايجاد مي شوند. B2E ها به دو دسته اصلي تقسيم مي شوند:
پورتالهاي کارکنان که امکان دسترسي به محتويات به هم پيوسته اي مانند اخبار شرکت، اطلاعات سخت افزاري و نرم افزاري، موتور جستجو و منابع فني و گزارشها را در اختيار مي گذارد. اطلاعات اين نوع پورتال معمولا در دسترس همه کارکنان يک سازمان قرار مي گيرد. اين پورتال کارکنان و شاغلين يک سازمان را قادر مي کند تا از طريق گپ و گروههاي گفتگو با يکديگر در تماس بوده و با يکديگر همکاري کنند. عموما، اين پورتال ها امکاناتي نظير ثبت نام در يک کلاس و يا يک اردو را نيز در اختيار کاربر خود قرار مي دهند. به علاوه کاربران اين پورتال معمولا مي توانند اطلاعات شخصي خود مانند نام و کلمه عبور را تغيير دهند.
Knowledge worker portal که با يک يا مجموعه اهداف مشخص مثلا فروش يک محصول ايجاد مي گردد. اين پورتال ها مجموعه اي از محتويات را به منظور پشتيباني از فرآيند يا فرآيندهاي مشخصي در اختيار مي گذارند. براي مثال يک برنامه تکنسين خودکار ممکن است نيازمند منابعي از برنامه هاي کاربردي ديگر مثلا برنامه هاي تعمير و نگهداري باشد تا بتواند اطلاعات لازم در زمينه تاريخچه بازبيني و تعمير، زمان بندي تجهيز و يا قطعات و لوازم مورد نياز براي تعمير آن را کسب کند.
پورتال هاي عمومي ( Mega Or Public Portal )
اين پورتال ها با عنوان پورتال هاي اينترنتي شناخته مي شوند و مهمترين ويژگي آنها فراواني مخاطبانشان است. اين نوع از پورتال ها نيز در دو گروه دسته بندي مي شوند:
پورتال هاي عمومي که تمامي کاربران اينترنت را مخاطب قرار مي دهند (براي مثال Yahoo ، Excite، Google و مانند آن)
پورتال هاي خاص ( صنعتي، بازرگاني، خدماتي ) که به آنها پورتال هاي عمودي نيز گفته شده و مخاطبان محدود و مشخصي دارند ( مانند پورتال هاي بانکها، سازمانهاي دولتي، وزارتخانه ها و ... )
بايد توجه داشت که يک پورتال مي تواند از پيوند انواع پورتال هاي ديگر ايجاد شود. به علاوه همانطور که يک سازمان کاربران متنوعي دارد، مي تواند ( و گاهي نيز لازم است ) که پورتال هاي مختلفي براي پشتيباني از نيازهاي آنان داشته باشد.
جنبه هاي کارکردي يک پورتال
اگر چه پورتال ها در انواع و اندازه هاي متنوعي ساخته مي شوند اما ويژگيهاي محدود و مشخصي هسته اصلي آنها شناخته مي شود:
هر پورتال اطلاعات و خدمات را يکجا و در يک محل جمع آوري مي کند.
هر پورتال مي تواند در اندازه لازم براي شخص و يا گروه سازمان درايد.
هر پورتال در هر زمان و از هر مکاني قابل دسترس است.
يک پورتال مجموعه اطلاعات و خدمات را يکجا و در يک محل جمع آوري مي کند
هدف اصلي فراهم آوردن امکان دسترسي آسان به هرچيزي ( اطلاعات و خدمات ) است که يک کاربر براي انجام وظايف و مسئوليتهايش به آن احتياج دارد، صرف نظر از اينکه منبع آن کجا باشد.
اطلاعاتي که يک پورتال فراهم مي کند
داده هاي ساخت يافته. داده هايي که به صورتي سازمان يافته اند که امکان جستجوي آسان آنها وجود داشته باشد ( اغلب به صورت سلسله مراتب و بر اساس کلمات کليدي). فهرست الفبايي کتابهاي يک کتابخانه مثال خوبي از داده هاي ساخت يافته است. داده هاي ساخت يافته اغلب شامل، گزارشها، تحليلها، پرس و جوهاي مشخص و ديگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است.
داده هاي بدو ن ساختار، که جستجو در آنها معمولا دشوار بوده و خارج از يک بانک اطلاعاتي قرار دارند. از اين نوع داده مي توان متن ها، صوت، تصوير و يا گرافيک و اشکالي مانند مستندات Office ، memos ، ايميل، قرارهاي ملاقات را مثال زد.
اطلاعات خاص [3] ،که شامل محتويات قابل خريد و فروش ( مثل انواع اخبار، گزارشها، اطلاعات مربوط به سهام، کاريکاتورها و محتويات بي اهميت) بوده و مخصوصا به منظور استفاده در فرايندهاي توليدي ديگر تهيه و در اختيار قرار مي گيرند.
خدماتي که به وسيله يک پورتال فراهم مي شود
همکاري، (با عنوان خدمات ارتباطي نيز شناخته مي شود ) و به کاربران اجازه مي دهد تا با يکديگر گپ بزنند، در بحثهاي گروهي مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختيار ديگران قرار دهند و...
مديريت محتوي که انواع جستجو ها، رهگيريها را مديريت کرده و همچنين قابليتهاي خاصي را به منظور استخراج داده ها در اختيار مي گذارد.
خدمات شخصي (با عنوان خدمات تراکنشي نيز نام برده مي شود ) که کاربران را قادر مي سازد تا با ديگر سيستمها ( مثلا سيستمهاي فروشنده و يا نماينده يک محصول ) مستقيم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولا اين قابليت به کاربر امکان مي دهد تا براي مثال فعاليتهاي زير را انجام دهد:
- محصولات يک سازمان را خريداري کند
- ملاقاتهاي خود را زمان بندي کند
- حساب خود را مشاهده يا تراز کند
- در کلاس مورد علاقه خود ثبت نام کند
هر پورتال مي تواند در اندازه لازم براي شخص و يا گروه سازمان درايد.
يکي از ويژگيهاي جالب يک پورتال شکل و عملکرد متفاوت آن براي اشخاص مختلف است. يکي از روشهايي که به اين منظور استفاده مي شود، متناسب سازي و تغيير شکل و قابليتهاي پورتال بر حسب خواسته ها يا تجارب شخص يا گروه استفاده کننده از آن است. به همين دليل است که کاربران متفاوت شکل متفاوتي از يک پورتال مشاهده کرده و اطلاعات و خدمات متفاوتي در اختيار ايشان قرار مي گيرد:
امکان تغيير بر حسب خواسته ها بر حسب تجارب شخص يا گروه عموما personalize ناميده مي شود و به اين معني است که در پورتال امکان انتخاب نحوه نمايش محتوي پيش بيني شده است. اغلب اين انتخاب بصورت خودکار و بر اساس نقش کاربر (مثلا پست سازماني وي) انجام مي شود. براي مثال وقتي کارمند فروش به سيستم وارد مي شود، به صورت خودکار فهرستي از جديدترين محصولات براي وي به نمايش در مي آيد. با اين همه در بعضي از پورتال ها انتخاب محتوي نمايش داده شده به کاربر محول مي شود تا در زمان ورود به پورتال خود آن را انتخاب کند.
تغيير و Customize شدن يک پورتال شامل انتخاب چگونگي شکل ظاهري آن (مثلا رنگ و چيدمان صفحه)،مدل مرورگر و محل نمايش محتويات روي صفحه است. يک پورتال مي تواند حتي برچسب و عنوان تجاري مشخصي داشته و ظاهر متفاوتي را براي انواع کاربرانش به نمايش گذارد.
اين دو ويژگي به پورتال امکان مي دهد تا مجموعه مشخص و تعريف شده اي از کاربران (مثلا مشتريان، شرکا و يا کارکنان) را هدف قرار دهد. بعضي از پورتال ها حتي مي توانند براي هر کاربر مشخص، شکل و شمايل متفاوتي از خود نشان دهند.
يک پورتال در هر زمان و از هرمکاني هميشه در دسترس است
از آنجا که پورتال ها براي استفاده در محيط وب ساخته مي شوند، در هر زمان و از هر مکاني با استفاده از يک مرورگر استاندارد وب در دسترس اند. انواع تجهيزات مبتني بر وب نيز از جمله تلفنهاي موبايل، دسترسي به پورتال ها را به غايت آسان و مفيد کرده اند.